Messagerie : ne perdez plus vos emails !

Pour beaucoup de travailleurs, surtout chez ceux que l’on appelle les «knowledge workers», la messagerie électronique constitue une sorte de mémoire vitale en ce sens qu’y sont archivés très souvent des documents techniques ainsi que de l’information sur les projets en cours. C’est le cerveau de l’entreprise qui contient toute les informations qui permettent à une entité de fonctionner sans accroc. Alors vous serez très certainement heureux d’apprendre une nouvelle méthode de back up des courriels de vos utilisateurs. C’est le propos de ce sujet. Il est tout particulièrement adressé aux administrateurs réseaux et aux techniciens informatiques. Un nouvel utilisateur est arrivé au sein de votre entreprise. Vous lui avez créé un compte de messagerie interne à l’aide de Microsoft Exchange et il vous a fait part de l’importance de ses courriels. Vous devez donc mettre en place un plan de sauvegarde à son intention. Microsoft Exchange permet de rediriger automatiquement les messages entrants vers une autre boîte de messagerie. Cette fonctionnalité est connue de beaucoup de personnes et permet par exemple à un employé de consulter ses emails professionnels reçus sur la messagerie d’entreprise lorsqu’il est chez lui à la maison. Lorsqu’on essaie de voir comment un administrateur réseau peut rediriger les messages sortants, on ne trouve pas de réponse sur l’Internet. Cette fonctionnalité permettrait en effet à un administrateur réseau d’espionner un employé. Microsoft n’a ainsi pas implémenté cette fonction. En revanche, Outlook est en mesure de le faire. Et ceci avec l’accord de l’intéressé. C’est à l’utilisateur final de configurer sa boîte de réception et d’envoi Outlook pour qu’elle redirige automatiquement les emails sortants. La méthode que je vous propose pour faire un back up systématique des emails entrants et sortants et de rediriger vos emails entrants pour les utilisateurs de l’entreprise vers une boîte Gmail spéciale que chaque utilisateur final aura pris le soin de créer en notant soigneusement les login et mot de passe. D’un autre côté, il vous faudra rediriger les courriels sortants vers le même compte Gmail à l’aide d’Outlook. Si vous prenez le soin de donner comme consigne aux utilisateurs finaux de toujours mettre un objet parlant dans leurs messages comme par exemple «Projet transmission signal radio», c’est-à-dire quelque chose dont ils pourront se souvenir et que par malheur un problème survient sur le serveur de la messagerie interne, ils pourront toujours retrouver les messages qui sont importants pour eux à l’aide de l’outil de recherche par mots-clés et ceci directement dans leur boîte Gmail, ce qui économisera du temps dans la recherche des documents perdus en cas d’urgence. Je veux également partager avec vous une astuce qui pourra vous être très utile. Il s’agit d’un programme intitulé Gmail Backup. Ce programme permet de créer un dossier sur un ordinateur et d’y rapatrier depuis la boîte Gmail de secours et de sauvegarde tous les emails échangés par vos utilisateurs finaux. Les fichiers des emails de vos utilisateurs finaux peuvent alors être restaurés, c’est-à-dire récupérés. Vous aurez même la possibilité de les charger sur Outlook de sorte qu’en cas de pépin, les employés de l’entreprise pourront après cette manipulation retrouver l’intégralité de leurs courriers électroniques et continuer à travailler comme si de rien n’était. Alors, cacheriez, vous sur un outil de sauvergarde des emails gratuits ? Oui peut-être, si vous n’avez pas envie que Google accède à vous courriels. Vous pourriez toujours imaginer le cryptage des communications. Si une solution peut exister pour un cryptage intra entreprise, la difficulté concernera la communication avec le monde extérieur.