Comment mieux gérer son temps au bureau

Entre les réunions, les rendez-vous, les appels téléphoniques parfois interminables, les e-mails… nous nous retrouvons vite débordés et nous ne savons plus gérer les priorités. Il existe cependant certaines astuces, qui peuvent paraître élémentaires, à adopter au travail et qui permettent de gérer son temps de manière bien plus appropriée.
Il faut tout d’abord savoir que la gestion du temps demande de prendre du recul et, paradoxalement, de savoir être lent. Il faut ainsi savoir être prévoyant, hiérarchiser et planifier. C’est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est à faire, la fameuse « to do list », doit être établie. Ensuite, les tâches doivent être triées selon leur degré d’importance et d’urgence. 
La deuxième chose à faire, et ce de manière régulière, est l’aménagement de l’espace de travail. Si vous avez plusieurs piles de dossiers sur le bureau, votre esprit «se baladera» entre elles. Il faut alors commencer par faire disparaître tout ce qui ne vous sert pas dans l’immédiat. Faites ensuite régulièrement le ménage sur votre bureau, dans vos casiers de rangement, sans oublier votre ordinateur.
Par ailleurs, au téléphone, et afin d’éviter les appels téléphoniques indésirables, sachez que mieux vaut appeler que se faire déranger. La formule optimale est de grouper les appels téléphoniques en début de journée, meilleur moment pour être sûr de joindre les gens.
Autre bonne résolution : il faut en finir également avec les réunions qui n’en finissent plus ! Une réunion, cela se prépare. Il faut veiller à ce que son ordre du jour soit communiqué aux participants au moins une semaine à l’avance. Il serait, par ailleurs, bien d’établir un planning minuté à respecter. L’animateur de la réunion doit, en outre, veiller à canaliser les interventions sur l’ordre du jour.
Pour bien gérer son temps, il faut savoir gérer certaines «variables» comme la charge physique, le stress, le risque relationnel… Ces «variables» dépendent bien entendu des individus et du moment.
Certaines personnes sont, par exemple, plus en forme le soir et profitent du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Etre un bon stratège, c’est savoir trouver le moment opportun, c’est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres.