Conseil en or : une réunion doit avoir de sérieuses raisons d’avoir lieu. Comme le rappelle Patrice Beyer, consultant en communication interpersonnelle et formateur chez Benchmark Group, une réunion doit correspondre à un besoin reconnu par l’ensemble des participants. «Si elle ne donne pas de résultats, explique le consultant, c’est souvent parce qu’elle ne correspond pas à une nécessité». L’objectif de la réunion doit être partagé par les participants pour permettre d’exploiter leur intelligence collective.
Ainsi, lorsque la réunion a pour seul but d’informer les salariés ou bien d’organiser un service, il suffit de communiquer par e-mail ou courrier. Sauf si vous estimez que les informations en question seront sujettes à des réactions de vos collaborateurs. Là, seulement, la réunion se justifie pour traiter ces réactions en direct.
Une réunion peut avoir plusieurs objectifs. Ceux-ci doivent être clairs, précis, concrets et mesurables. Ces objectifs sont réalistes, autrement dit réalisables en termes de moyens.
Beaucoup de gens ont peur des réunions car elles n’en finissent pas. Une durée doit être fixée au départ puis être respectée. Pour Patrice Beyer, elle ne devrait pas s’étaler sur plus de deux heures. «Certains vont jusqu’à les faire debout pour que cela dure moins longtemps», raconte-t-il en souriant… Si un problème est soulevé pendant la réunion, il faut le régler lors d’un autre rendez-vous, voire avec d’autres participants si cela est pertinent. Pour le consultant, «si la réunion a été bien préparée, il faut s’en tenir aux objectifs fixés, sous peine de débordements ou de dérives. Cela permet entre autres de sécuriser le groupe: si les engagements sont tenus, les participants répondront à de nouvelles convocations».
Finalement, il faut mobiliser un nombre raisonnable de personnes et ne pas prévoir des objectifs trop ambitieux susceptibles de dépasser le temps imparti à la réunion. Plus les participants ont de choses à dire et ont une réelle volonté d’échange, plus leur nombre doit être réduit. Et c’est le rôle de l’organisateur de la réunion que de maîtriser tous ces paramètres.
Suivant les objectifs de la réunion, le style d’animation ne sera pas le même. En effet, si la réunion n’a qu’un caractère informatif, l’animateur choisira un style directif avec une information descendante. Au contraire, s’il s’agit cette fois de recueillir des informations, il adoptera un style participatif pour les faire remonter. Avec une approche plus relationnelle, la communication s’établira davantage entre les participants, permettant par exemple d’échanger les bonnes pratiques ou de construire une véritable réflexion. Selon le style d’animation choisi, on pourra adapter les méthodes de travail (sous-groupe de travail, interactivité…) et les supports de communication (films, démonstration de produits).
L’animateur doit être attentif à la fois à ce que les participants expriment oralement, mais également à leurs manifestations non verbales. «Lorsqu’une personne manifeste son désintérêt lors d’une réunion – tapotement des doigts sur la table, bâillements, regard ailleurs… – l’animateur doit s’interroger sur les raisons de son attitude et veiller à ‘la ramener au sein du groupe», prévient Patrice Beyer. Bien souvent, la personne a le sentiment de ne pas être suffisamment prise en considération ou sollicitée, elle se sent en quelque sorte mise à l’écart.
• D’après le Journal du Manager
