Organiser une conférence, un séminaire ou un colloque est tout sauf une mince affaire. En fait, réussir de tels événements implique de suivre des règles bien précises. Rigueur et organisation doivent être de mise pour pouvoir s’en sortir haut la main. Il faut veiller tout d’abord à définir le public visé par votre événement ainsi que la thématique à aborder avant de se lancer dans les mesures plus terre à terre.
Par ailleurs, il faut savoir que le choix des intervenants est tout aussi important. En général, pour un colloque en interne, il est conseillé de faire appel à une personne extérieure à l’entreprise, de préférence connue. A l’inverse, l’intervention d’une personne de la société est beaucoup plus appropriée pour un événement à destination de ses clients.
Côté logistique, il faut savoir que le choix du lieu de l’événement est également primordial. Les organisateurs doivent, en effet, veiller à sélectionner la salle et surtout à la réserver bien à l’avance. Il faut, par ailleurs, s’assurer d’une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située. Le plus simple est naturellement de faire cela dans ses locaux si on dispose d’une salle adéquate. Sinon, il faut avoir recours à la location.
Autre élément à prendre en compte : le choix de la date. Il faut faire très attention au calendrier et proscrire absolument les périodes de vacances scolaires ainsi que certains jours de la semaine : le lundi et le vendredi, période de début ou de fin de semaine. Enfin, avant de choisir une date, il faut penser à vérifier dans son environnement professionnel qu’aucun grand événement sectoriel ou événement similaire ne se déroulera pendant ou autour de la période choisie.
Côté horaires, pour un événement qui dure 1h30, la fin d’après-midi est conseillée. A titre d’exemple, pour une conférence organisée avec des invités externes, le créneau de 18h à 19h30 peut être très approprié. A la fin de l’événement, veillez à prévoir un cocktail. Ce dernier est généralement le bienvenu car il pourra permettre aux personnes présentes de faire connaissance et de discuter. Pour un événement interne à l’entreprise, on peut avancer l’heure à 17h30.
Quand tous ces détails sont réglés, il ne reste plus qu’à lancer les invitations. Ce qui peut présenter un véritable casse-tête. Pour pouvoir s’en sortir avec zéro dégâts, tout l’art est en fait de savoir inviter ni trop tôt ni trop tard. Pour un événement externe, il faut que la réception de l’invitation se fasse trois semaines avant le jour «J». Pour un colloque interne, quinze jours suffisent. L’invitation peut être lancée par courrier mais le plus simple aujourd’hui est l’envoi par e-mail, avec un outil de gestion des contacts. Celui-ci permet de simplifier les envois en nombre, de le faire à moindre coût, de gérer les réponses et enfin, d’effectuer des relances si cela est nécessaire dans les huit jours précédant l’événement.
Enfin, après la tenue de l’événement, il faut envoyer dans la semaine qui suit le compte-rendu de la journée par e-mail. Il est intéressant d’y joindre les documents présentés durant la conférence ainsi qu’une fiche d’appréciation. Quand vous aurez franchi toutes ses étapes, le tour sera joué et votre événement sera réglé au quart de tour.
Les dix règles d’or de l’organisation d’un événement
1. Veiller à bien définir le public visé;
2. Choisir un thème porteur avec un bon titre;
3. Trouver un intervenant qui suscite l’intérêt (connu ou reconnu par le secteur);
4. Réserver une salle adaptée et ce, très en amont de l’événement.
5. Choisir une date et un horaire appropriés;
6. Envoyer les invitations trois semaines à l’avance en tablant sur un ratio d’une personne présente sur 10. Effectuer une relance une semaine avant le jour «J»;
7. Procéder à une répétition quelques jours avant;
8. Badger les personnes présentes;
9. Organiser un cocktail au terme de l’événement pour faciliter les contacts;
10. Envoyer un compte-rendu par e-mail à l’ensemble des personnes qui étaient invitées, le mettre en ligne et penser à y joindre une fiche d’appréciations.
