Le rapport est un exercice délicat. S’il existe une multitude de types de rapports, qui appellent, chacun, des méthodologies particulières, certains conseils sont précieux dans tous les cas. Le rapport étant un document argumenté sur une question précise, des recherches préalables sur le sujet s’imposent, à moins d’être soi-même expert en la matière. Attention toutefois à ne pas perdre trop de temps. Ce processus peut être sans fin, aussi est-il indispensable de délimiter le champ de ses recherches. Ainsi, utilisez Internet à bon escient et ne vous laissez pas noyer sous une montagne d’informations qui deviennent vite inexploitables.
Une fois vos informations collectées, vous devez les exploiter en définissant une problématique précise. Il faut ainsi confronter les objectifs que vous vous étiez fixés au départ avec les freins apparus sur le terrain. De cette confrontation naît votre problématique, angle d’attaque de votre sujet. L’objectif est de se recentrer sur ce qui pose problème et sur ce qui exige des solutions. Cette étape peut être superflue si le sujet de votre rapport est déjà suffisamment précis.
Dans un rapport, l’analyse des données est aussi importante que les résultats et les solutions avancés. Ainsi, dans la construction de son rapport, mieux vaut commencer par les faits et garder les conclusions pour la fin. L’attention du lecteur et la crédibilité du rédacteur sont en jeu. En effet, il est souvent mal vu de révéler ses résultats en premier.
Par ailleurs, en rédigeant un rapport, il faut garder à l’esprit que l’on ne s’adresse pas de la même manière à un collègue, directement concerné par le sujet du rapport, et au directeur général, dont le temps est extrêmement compté. Le rapport doit donc être adapté à son lecteur : sa longueur peut varier, le vocabulaire employé peut être plus ou moins technique et le choix des exemples peut tenir compte des centres d’intérêt des destinataires. Transformer le rapport en note de synthèse est par ailleurs un bon moyen de présenter les résultats à son directeur, si celui-ci dispose de très peu de temps.
Ce qui se conçoit bien s’écrit clairement. La forme de votre rapport ne doit jamais être négligée. Privilégiez les phrases courtes, surveillez le vocabulaire que vous employez pour éviter les expressions dérivées du langage oral. Les titres sont également importants. Mieux vaut privilégier les titres et sous-titres pleins, qui synthétisent le contenu d’un paragraphe. Bien soigner les articulations entre les paragraphes est essentiel. Il ne faut pas faire l’économie des mots de liaison qui donnent du sens et permettent au lecteur de ne pas commettre de contresens.
La construction du paragraphe doit également répondre à certaines règles : l’ annonce de l’idée principale vient en premier lieu et doit être suivie par une ou plusieurs informations d’appui. Il peut s’agir d’un exemple, d’un chiffre, d’un fait qui sert d’argument pour justifier l’idée énoncée. Enfin, pour ceux qui sont sujets au syndrome de la page blanche, la présentation du rapport sous forme de tableaux peut être une solution. Il faudra alors faire apparaître dans des colonnes successives le point traité, les informations collectées ainsi que leur analyse, et enfin les conclusions ou solutions apportées.
• Source : management.journaldunet.com
