Prévention des risques : Le manager est responsable de la gestion du temps

Dounia Essabban27 septembre 2023

Stratégie
Cette posture permet d’éviter les retards, les erreurs, la baisse de productivité et donc les pertes financières. Khadija Sabri, expert-comptable, livre ses conseils par rapport à cette problématique.

L’expert-comptable et dirigeante du cabinet Infinities Conseils et Expertises, Khadija Sabri, conseille aujourd’hui les managers par rapport à la gestion du temps. Pour elle, «cet aspect est capital car il permet d’éviter les retards, les erreurs, la baisse de productivité et donc les pertes financières. Gérer son temps c’est aussi être en bonne condition pour saisir les opportunités». Pour une gestion optimale, l’experte préconise que le dirigeant fasse d’abord un diagnostic de la situation actuelle de son entreprise. «Avant de mettre en place des solutions, il est essentiel d’évaluer où vous en êtes», explique la spécialiste. Plusieurs outils sont recommandés pour ne citer que les audits internes, les entretiens avec les salariés, les analyses de performance. Ceci pour identifier les domaines qui nécessitent une amélioration…

L’expert-comptable est méthodique. Sa démarche préconise la priorisation des tâches. «Toutes les tâches ne sont pas égales», déclare-t-elle. Il s’agit à ce niveau d’identifier celles qui sont cruciales pour la réussite de l’entreprise afin de leur allouer le temps nécessaire. L’utilisation de la matrice d’Eisenhower pour distinguer l’urgent de l’important peut être d’une grande utilité. Khadija Sabri propose, par la suite, une étape dédiée à la délégation efficace. «En tant que dirigeant, il est tentant de tout faire soi-même.

Cependant, déléguer permet non seulement de gagner du temps mais aussi d’exploiter les compétences spécifiques de chaque membre de votre équipe», explique-t-elle. A ce niveau, les managers peuvent passer par la formation continue qui permettra de doter les collaborateurs de tous les outils nécessaires pour avoir les bons réflexes à acquérir. «Une équipe bien formée est plus autonome. Elle réduit les erreurs et optimise son temps de travail», fera remarquer l’expert-comptable. Pour elle, le calcul est simple: «Un temps de formation alloué est égal à une dose d’efficacité pérenne et engagée.»

Enfin, ceci ne pourra s’effectuer que si la technologie nécessaire est mise au service de l’homme. «Adopter des outils technologiques modernes pour la planification, la communication et la gestion des projets. Ils automatisent les tâches répétitives et facilitent la collaboration. En adoptant une approche proactive, en formant continuellement votre équipe et en utilisant les outils appropriés, vous pouvez transformer le temps en allié puissant pour votre succès», détaille-t-elle. Khadija Sabri a racheté le cabinet d’expertise où elle exerce depuis 13 ans déjà. En une année elle a doublé les effectifs. Deux ans après, elle ouvre un second cabinet d’expertise. Elle intervient à distance sur tout le territoire français mais aussi au Maroc.

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Définition La matrice d’Eisenhower est un outil d’analyse et de gestion du temps qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance. Elle a été conçue d’après la citation suivante de Dwight D. Eisenhower, 34ème président des Etats-Unis : «Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Cette matrice est un tableau à double entrée. L’axe horizontal représentant les urgences des tâches et l’axe vertical l’importance des tâches. Les quatre zones qui en émanent sont les activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même, celles qui sont importantes mais peu urgentes. Il s’agit des tâches à planifier et exécuter soi-même. La troisième zone est représentée par les activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement. Enfin la dernière zone correspond aux activités peu urgentes et peu importantes. En somme, il s’agit des tâches inutiles à abandonner. La méthode est implémentée dans des logiciels variés. La matrice d’Eisenhower a été développée à partir de cette citation comme moyen d’aider les gens à donner des priorités à leurs tâches.