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Dématérialisation des factures: Intelcia IT Solutions accompagne l’administration dans sa quête d’efficacité

Dématérialisation des factures: Intelcia IT Solutions accompagne  l’administration dans sa quête d’efficacité

La TGR, l’ANP et Nador West Med viennent de confirmer les gains importants sur la transparence, la productivité et la réduction des délais de paiement lors d’un webinaire organisé par leur prestataire, à savoir Intelcia IT Solutions. L’outil de transformation, d’optimisation des process et de création de valeurs eFactures proposé a permis, en effet, de gagner en efficacité et en conformité.

Les détails.

Intelcia IT Solutions a pu mesurer l’impact de ses services lors d’un webinaire placé sous le thème «Démystifier la facture électronique» pour le compte de grands donneurs d’ordre. La dématérialisation du dépôt des factures étant au cœur de la transformation numérique au sein des administrations. Et c’est ainsi que la Trésorerie Générale du Royaume (TGR), l’Agence nationale des ports (ANP) et Nador West Med ont pu témoigner de leurs expériences lors de l’adoption de ce mode de traitement des factures fournisseurs. Les bénéfices sont réels, pour ne citer que la réduction des délais de traitement et de paiement des factures, la transparence, la traçabilité, les gains de productivité interne et la simplification des démarches aux fournisseurs…

Pionnière dans le domaine de dématérialisation, la Trésorerie Générale du Royaume avait lancé le processus, dès 2019. Pour cette administration, les gains se comptent en coût d’impression, de transmission, de réception et d’archivage des factures en format papier. «On a considéré qu’il était important que l’acteur principal qui est le fournisseur doive, à son tour, interagir dans le système. C’est pour ça que le dépôt électronique des factures a vu le jour et que nous avons donné la possibilité au fournisseur d’être le déclencheur du process de paiement», explique Tariq Taj, ingénieur analyste concepteur au sein du service Architecture et conception de la TGR. Mis en place progressivement, le dépôt électronique des factures concerne depuis janvier 2022 les commandes de 200.000 dirhams et plus (91% de la commande publique, État et collectivités territoriales), soit 9.185 fournisseurs, et 25% de la population totale de fournisseurs. Les établissements et entreprises publics (EEP) ont par ailleurs suivi l’échéancier avancé par le ministère de l’économie et des finances dans une circulaire datant du 1er juin 2020.

Cette dernière fixait un chronogramme dans lequel elle recommande aux EEP d’adopter, à partir du 1er juin prochain, le dépôt électronique des factures pour la troisième tranche de factures relatives à des commandes supérieures à 200.000 dirhams (après 5 millions à partir du 9 juin 2020 et 1 million à partir du 1er janvier 2022). «Pour nous, ça a vraiment été une occasion de faciliter la vie à nos fournisseurs, mais aussi nous faciliter la vie à nous-mêmes», témoigne Tarik Maaouni, directeur de l’Organisation et des systèmes d’information de l’Agence nationale des ports. L’impact est clair : presque 350 personnes intervenaient à un moment donné dans le processus de traitement de la facture. «Et le fait de ne plus avoir cette étape d’enregistrement manuel des factures au bureau d’ordre a énormément fluidifié le process», poursuit M. Maaouni. Pour l’heure, ce sont près de 1.600 factures qui ont été déposées.

Pour ce qui est de Nador West Med, le déploiement de la solution eFactures d’Intelcia IT Solutions a permis de digitaliser la plus grande majorité des procédures portuaires. L’objectif principal étant la réduction d’au moins 30% du délai de traitement des factures. «La solution existe également en une version plus riche incluant le suivi de l’exécution des contrats qui intègre le suivi opérationnel et contractuel, les évènements administratifs, les réceptions et les évènements financiers», précise de son côté Omar Tantaoui El Araki, directeur des Solutions applicatives d’Intelcia IT Solutions.

Pour rappel, ce pôle de services IT du Groupe Intelcia est leader au Maroc sur les services managés et sur la digitalisation du secteur public. Il propose également des services de Business Intelligence et de Conseil en externalisation IT. L’activité date de plus de 15 ans et compte aujourd’hui plus de 300 collaborateurs et accompagne ses clients depuis le Maroc, le Cameroun, la Côte d’Ivoire et la France.

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