Organisation des entreprises: La planification des congés en période estivale se prépare…

Jihane Benslimane, fondatrice de Hera Consulting Group, conférencière et consultante en affaires et management, consultante en stratégie, livre son point de vue pour être plus efficient dans cette programmation si attendue par les salariés.

« Je tiens à préciser que la planification des congés en période estivale est un véritable défi chaque année pour les DRH et les dirigeants d’entreprises. Le calendrier des fêtes cette année 2025 ainsi que le calendrier scolaire ne facilitent pas non plus la tâche », avancera l’experte très active sur les réseaux sociaux et ambassadrice d’ailleurs du réseau BNI.
C’est un fait. Pour parvenir à des équilibres managériaux, la direction des ressources humaines et les managers doivent tenir compte de certains paramètres pour préparer cette période.
Déjà, les décisions changent selon le secteur d’activité, la taille de l’entreprise, le nombre de collaborateurs par service et le management en lui-même. Jihane Benslimane tient bien à le préciser. Ces choix décisionnaires impactent directement la culture et la marque Employeur de l’entreprise. Et c’est bien dans ce sens que les DRH et les managers devront en tenir compte et faire les bons dosages pour ne pas créer des distorsions, des injustices ou encore plus entacher la performance de l’entreprise lors de cette période. L’experte décrira trois cas de figure qui résumeraient les différents choix possibles de la direction de l’entreprise.

Déjà, la consultante revient sur l’idée que le manager pourrait envisager d’assurer un service minimum de l’activité. « Cette option n’est pas envisageable pour tous les secteurs d’activité. Elle demande une grande anticipation et surtout une forte communication aux clients avant la période des congés. Elle comporte aussi un grand risque car les compétences habituelles ne sont pas toutes présentes », explique-t-elle.
La seconde option est de fermer l’entreprise ou arrêter un service pendant la période estivale. La spécialiste du domaine précisera que «si l’employeur prend cette décision, il est tenu de consulter et d’informer les collaborateurs suffisamment à l’avance».
Recruter des remplaçants soit en intérim, soit sous forme de CDD, soit des stagiaires représenterait une option aussi pour les managers lors de la période estivale. « Cette décision impose alors la présence d’un budget pour rémunérer une ou plusieurs collaborateurs supplémentaires et une préparation quelques mois avant pour former ces recrues saisonnières. Il est facilement envisageable lorsque le poste ou le métier ne demande pas une formation spécifique longue », précisera, pour ce cas, Jihane Benslimane.

Au Maroc, les salariés formulent leurs souhaits en termes de congés et l’employeur valide ou pas cette demande. Partant de ce cette réalité, l’experte rappellera que «l’organisation des congés payés est à la fois une prérogative du pouvoir de direction et une obligation. En effet, l’employeur doit faire en sorte que les salariés puissent bénéficier de leur congé annuel, faute de quoi il engage sa responsabilité civile et encourt des sanctions pénales. Certaines grandes entreprises sont équipées d’un outil de planification des congés et prévisions des absences». Pour la grande majorité des entreprises marocaines, cette organisation est gérée par le service RH directement sans outils particuliers. Ce constat a été entériné par la consultante lors de ces nombreuses missions en entreprise.

Plusieurs situations ou circonstances font que les salariés souhaitent tous bénéficier de la même période de congés. Il s’agit des périodes des fêtes religieuses ou de vacances scolaires ou autre… «Dans ce cas, je suggère aux dirigeants et managers de garder un management collaboratif pour anticiper à l’avance cette période. Il est intéressant de mettre en place un planning commun afin que chacun puisse prendre conscience des absences de ses collègues. Lorsque deux absences freinent la continuité d’un service ou de l’activité, le manager ou la direction des RH tranche alors en se réunissant avec les deux collaborateurs et en préservant la motivation des deux».

Généralement ce choix est fait en fonction de la situation familiale de chacun et des contraintes de chaque collaborateur. «Cette discussion et cette décision doivent permettre le renforcement de la cohésion d’équipe et l’adhésion au projet commun qui est la vision stratégique du service ou de l’entreprise. Ils permettent également l’écoute, l’entraide, le sens du service et l’empathie entre collaborateurs», en déduira la consultante.
En définitive, la planification des congés ne doit pas être un travail unilatéral mais plutôt un exercice de communication transverse. Et sa réussite devrait renforcer les liens entre collaborateurs et affirmer la marque employeur. La motivation des salariés au retour de leurs vacances en résultera.