L’élaboration du budget est un moment stratégique pour un service. Elle conditionne les moyens d’action qui seront mis en oeuvre tout au long de l’année suivante. Il revient au manager responsable du département de faire valoir les intérêts de son équipe et de son activité auprès de la direction en défendant bien son budget prévisionnel. Voici quelques conseils pour défendre son budget.
Le processus budgétaire en entreprise débute la plupart du temps par l’envoi d’une lettre de cadrage de la direction générale. Elle explique les principaux axes de développement qui vont être suivis et donne parfois les grandes orientations des principaux services. Le manager doit l’avoir toujours à l’esprit lorsqu’il construit son budget. Les choix budgétaires qu’il formule sont tenus de s’inscrire dans la stratégie globale de l’entreprise, y compris en cas de conjoncture moins bonne que prévue.
Généralement, mieux vaut alors présenter un budget prévisionnel sur trois ou quatre ans.
Pour être crédible face à son directeur général, un manager doit maîtriser les données chiffrées et, en premier lieu, celles qui concernent le passé. Evaluer l’écart entre les objectifs de l’année précédente et les dépenses effectives et l’analyser à la lumière des événements, internes comme externes, donnent des repères au manager pour construire son nouveau budget.
Si la partie chiffrée est importante, elle ne constitue pour autant qu’une partie du budget que le manager doit présenter à sa direction. Quels objectifs veut-il atteindre ? Quels moyens veut-il mettre en oeuvre pour y parvenir ? Sur quels postes envisage-t-il de faire des économies ? La construction d’un budget est avant tout un questionnement concret sur son activité. Lors de l’entretien, le manager doit également savoir se détacher des chiffres pour exposer ses différents scénarios. C’est pour lui l’occasion de démontrer qu’il connaît bien son département et ainsi de gagner en crédibilité.
Par ailleurs, pour appuyer son propos lors de l’entretien avec la direction générale, le manager doit produire un document budgétaire répertoriant ses propositions. Ce document doit avant tout être synthétique : 5 ou 6 pages obligatoires suivies d’annexes le cas échéant.
Il se divise en trois parties. Une ou deux premières pages présentent le budget prévisionnel dans ses grandes lignes et liste les plans d’action.
Les pages suivantes doivent être successivement consacrées au bilan détaillé de l’année passée et à l’argumentation des choix pour l’année prochaine. Mieux vaut éviter le cumul des tableaux chiffrés et les garder pour les annexes.
Si une bonne préparation conditionne les chances de réussite du manager, l’entretien avec la direction générale reste un moment-clef du processus. La clarté et la précision de l’exposé sont essentielles mais insuffisantes. Il est conseillé au manager de replacer le budget de son département dans le contexte plus global de l’entreprise. Il peut, par exemple, mettre en avant les avantages et les inconvénients de chaque scénario pour la société.
• Source : le journal du management
