Dix idées pour gagner une heure par jour

Qui n’a pas rêvé de disposer d’une heure supplémentaire au quotidien pour arriver à tout faire? Une heure pour terminer une tâche urgente, avancer sur des projets importants et au final, rentrer chez soi plus tôt et plus détendu. S’il est impossible d’arrêter le temps, il est en revanche possible d’éviter d’en perdre. Une bonne planification de sa journée de travail, des efforts d’organisation avec ses collègues et quelques astuces permettront de grappiller ces minutes précieuses qui font tellement défaut en fin de journée. En premier lieu, arriver plus tôt au bureau pour travailler au calme est la meilleure des options.
Gagner du temps passe aussi par bien ranger son bureau ou au minimum l’organiser en «zones thématiques ». Un bureau en ordre et rangé avec logique aide à structurer sa pensée et donc à faire avancer plus vite ses dossiers.
La maîtrise de son emploi du temps est aussi primordiale dans la chasse au temps perdu. Moyen idoine pour y arriver, la planification au quotidien, en commençant par les tâches prioritaires. La plupart des ordinateurs sont équipés d’un calendrier permettant de réguler sa journée par tâches, avec des systèmes d’alerte. Vous pouvez également opter pour le PDA, qui permet de continuer à suivre précisément son planning même en situation de mobilité. A défaut, un agenda papier fera aussi l’affaire. Il est conseillé de traiter en début de journée les dossiers les plus urgents et ceux qui nécessitent une forte concentration.
La meilleure organisation est aussi celle qui prévoit l’imprévu.
Définir un emploi du temps détaillé c’est bien, pouvoir légèrement le bousculer, c’est mieux ! Il serait illusoire de penser que, malgré tous vos efforts, la journée de travail va se dérouler précisément comme vous l’avez prévu. Il y aura forcément une urgence à traiter, un collègue avec lequel il faut faire impérativement le point sur l’avancement d’un projet. C’est pourquoi il faut savoir se dégager une certaine marge dans la journée. Une heure de battement qui permettra de caser ça et là les aléas du quotidien.
Mais attention, pour que votre messagerie électronique ne soit plus un vaste foutoir dans lequel vous perdez de précieuses minutes à rechercher d’anciennes correspondances, prenez un peu de temps pour l’organiser.
De même, il faut se méfier à la boîte e-mail. Il est tentant de répondre dans la minute aux mails reçus. D’autant que les systèmes d’alerte visuelle ou sonore permettent de rester aux aguets. Cette tendance, conséquence de l’image d’instantanéité que véhicule le mail, se révèle toutefois extrêmement chronophage. La solution est de ne pas hésiter à garder fermée sa boîte mail pour ne plus l’ouvrir qu’à heure fixe, deux ou trois fois dans la journée.
Pour gagner du temps avec les collaborateurs, il faut formaliser les échanges sachant que leurs sollicitations intempestives peuvent être contre-productives. Pour limiter les perturbations, instaurez avec eux des méthodes de communication. Si vous prévoyez que la réunion que vous souhaitez organiser peut se dérouler en 1 heure, à vous de faire respecter cette durée. Pour cela, il est conseillé de préparer un ordre du jour qui sera préalablement envoyé aux personnes invitées à la réunion. Il est important, une fois ces choses faites, de fixer ses rendez-vous en début ou fin de journée. Se déplacer pour un rendez-vous en cours de journée est immanquablement source de perte de temps.
Quant au déjeuner, il faut savoir le décaler pour éviter de faire la queue au restaurant d’entreprise ou de devoir écumer les restaurants alentours pour trouver de la place, essayez de cibler des horaires de moindre affluence pour aller manger.

• Le Journal du Manager