La gestion des archives publiques fait l’objet d’un guide qui vient de voir le jour. Initiée par Archives du Maroc, cette publication, destinée au fonctionnaire au titre de 2020 et qui définit les archives, établit également des rapports entre celles en papier et celles électroniques. De quoi faire la particularité de ce guide.
Les archives électroniques gérées comme le papier
Selon cette publication, «sont considérés une archive électronique tous les documents numérisés quel qu’en soit le support original». C’est le cas des archives en papier, des photographies numérisées ainsi que les documents conçus par voie électronique à l’instar de ceux en format Word et des messages écrits sur Outlook. C’est le cas également des bases de données comme Access. Selon le guide, «les archives électroniques font également l’objet des mêmes règles de gestion tout comme les archives en papier tout en tenant compte de la particularité du support électronique». Comme le rappelle cette publication, les archives électroniques ne peuvent être détruites sans suivre la procédure de destruction et coordination avec la structure administrative chargée des archives notamment lorsqu’elles portent une signature électronique. Cela étant, le support électronique a la particularité de faciliter et accélérer la prise de connaissance de l’information et son partage, voire contribuer à la sauvegarde de la copie originale sur un autre support comme le papier. En outre, le guide fournit d’autres orientations.
Les avantages de la gestion des archives
Cette opération contribue, entre autres, à «éviter la perte de documents et de temps pour les rechercher». Ce qui permet de mettre à disposition la bonne information dans un laps de temps avant de prendre la bonne décision. Aussi, la bonne gestion des archives permet la continuité des activités administratives en cas de départ du fonctionnaire ou changement de poste ainsi que la passation des missions. Selon le guide, la gestion contribue, entre autres, à instaurer le droit d’accès à l’information et à se conformer aux critères internationaux de qualité. «La bonne gestion des archives permet aussi d’éviter les peines répressives prévues par la loi des archives», précise le guide. Selon la même source, cette gestion contribue également à enrichir le patrimoine national puisque certains documents portent une valeur scientifique et historique importante pour les chercheurs en différents domaines.
Comment mieux gérer les archives ?
A cette question, le guide répond par l’organisation maîtrisée des dossiers, leur classement, catégorisation et conditionnement. La bonne gestion consiste également de décrire le contenu des boîtes contenant des archives en y plaçant un identifiant. Aussi, la sélection, la destruction et le transfert font partie de cette bonne gestion. A propos de la destruction, le guide précise que celle-ci est destinée aux «documents qui n’ont plus de valeur administrative et juridique». Cette destruction se fait systématiquement selon un agenda de conserve de manière juridique et en coordination avec la structure administrative chargée des archives dans l’administration.
Quant au transfert des documents et dossiers, il est fait vers la structure administrative chargée des archives dans l’administration selon un agenda de conserve. Il s’agit notamment des documents qui ne sont plus constamment utilisés par le fonctionnaire. Ces documents peuvent être conservés dans des dépôts dédiés à cet effet. Ainsi, ces documents relèvent juridiquement de la structure administrative chargée des archives qui soumet les documents à valeur scientifique et historique à l’institution Archives du Maroc.
