Face aux différentes mutations, les managers les plus avertis analysent les différents nouveaux paramètres pour gagner en agilité et verrouiller leurs données en rationalisation leurs coûts. Le processus est long mais la transformation est possible pour évoluer dans un monde plein de nouvelles surprises. Les détails d’un nouveau concept codifié.
L’acronyme VUCA désignant un environnement plus volatile, plus incertain, plus complexe et plus ambigu se lit désormais sur toutes les lèvres des chefs d’entreprises. Ce terme était, en fait, utilisé à l’origine par l’armée américaine pour décrire le nouvel ordre mondial qui a suivi la fin de la guerre froide.
Le constat est que plus de la moitié des entreprises figurant dans le classement Fortune 500 en 2000 n’existent plus aujourd’hui. Justement, si elles n’ont pas survécu c’est parce qu’elles n’ont pas su s’adapter dans un environnement VUCA. En clair, elles ne se sont pas basées sur des données pour prendre leurs décisions.
Les outils d’aide à la structuration intelligente des données connaissent cependant un grand essor et les décideurs gagneraient à en faire bon usage !
Contrairement aux années 1990 où tout le monde travaillait dans des bureaux et manipulait du papier, les choses ont changé aujourd’hui face à la multitude des flux d’information. Dans le même sens, la fonction RH a muté. Si les heures étaient comptées obligeant les gestionnaires de RH à user de fiches en papier concernant les collaborateurs pour renseigner les dirigeants d’entreprises qui exigeaient des analyses de leurs effectifs, l’internet et le cloud ont permis aujourd’hui l’accès immédiat aux données. Et c’est ainsi que la réaction au changement est désormais possible. Les dernières recherches de PwC y mettent cela a un bémol. «Seulement un tiers des grandes décisions prises par les dirigeants d’entreprises s’appuient sur des données et analyses internes. Seules les entreprises qui sauront exploiter la puissance des données pourront survivre et prospérer dans un monde incertain».
Volatilité
La volatilité s’installe (V de VUCA)… A ce stade les équipes évoluant dans les départements de ressources humaines sont happées par un environnement en perpétuel changement. Tant que bien que mal, ces départements tentent de suivre les dernières tendances technologiques pour s’adapter aux obligations légales, en constante évolution, tout en répondant aux besoins d’un effectif diversifié. Les statistiques européennes portent à croire que le ratio «dépenses RH» et solidité des équipes est encore perçu comme faible.
Dès lors, la consolidation des données s’impose. En Europe, « les organisations n’ont tout simplement pas de visibilité sur leurs propres collaborateurs. Elles n’ont pas de visibilité sur leurs tâches (production), leurs performances (productivité), ou encore leurs motivations et leur niveau d’engagements. Certaines d’entre elles ne savent même pas combien de collaborateurs elles emploient à un moment T, surtout en tenant compte des CDD et des intérimaires. Ce n’est guère surprenant quand on sait que 37 % des données des moyennes entreprises restent confinées dans des fichiers Excel ou des bases de données du même type.»
Les enjeux sont pourtant clairs. L’analyse des données apporte de l’agilité.
Et le DRH occupe une position unique pour trier tout cela. Il a besoin pour cela de systèmes qui le libèrent du temps pour gérer les tâches stratégiques, en mettant en ligne et à la disposition des collaborateurs, des managers et des dirigeants, les informations concernant les rémunérations et les formations en ligne… Son rôle est clair : fournir des données pour éclairer l’incertain.
Incertitude
Car dans un schéma VUCA, les menaces sont nombreuses. Certaines d’entre elles sont nouvelles. Et ce contexte inquiète les Pdg. Dormir qui est précieux pour identifier les priorités que leur équipe de direction devrait se fixer devient rare; ce qui est dangereux. La dernière enquête annuelle sur le leadership des experts de PwC donne de la visibilité sur cet aspect. Selon eux, «les plus grandes inquiétudes des PDG concernent les menaces informatiques impliquant un manque de sécurité des données (61 %) et la vitesse des évolutions technologiques (58 %)».
Complexité
Dans la réalité, l’écart entre ce que les DAF souhaitent et ce qu’ils obtiennent a été prouvé. « Associée à la gestion du personnel et des déclarations sociales, la paie représente 35 % du coût total de gestion des RH », rapportent les experts du cabinet. La gestion de systèmes multiples ou de prestataires dans différents pays nécessite une consolidation constante des informations et des reportings ; ce qui est lourd. Et ceci implique un besoin en ressources impactant un coût et une capacité à prendre les bonnes décisions au moment opportun. Il a été démontré que « les multiples systèmes de gestion de la paie internes coûtent 32 % plus cher qu’une solution unique externalisée ».
Et quand une société crée un référentiel de données unique ceci lui permet d’obtenir des analyses et des reportings financiers. En clair, les données sur les salariés, les politiques et les processus sont intégrées dans une seule plate-forme.
Une vision complète de la masse salariale sous entend des processus standardisés permettant de suivre les indicateurs clés et fournir des données fiables. « L’externalisation auprès d’un prestataire unique présent à l’international offre un accès aux données en temps réel tout en améliorant l’efficacité et la productivité », assurent les experts du cabinet.
Pour évoluer favorablement dans un environnement VUCA, une entreprise ne peut pas se contenter d’une approche approximative. Car la prise de décision est une étape cruciale et vitale pour l’entreprise. L’ambiguïté n’est pas permise.
Ambiguïté
Les experts du domaine considèrent que les solutions informatiques modernes sont à double tranchant. « D’un côté, nous n’avons jamais eu autant d’outils à notre portée pour exploiter nos données d’entreprise. D’un autre côté, le choix est trop large et il y a trop de choses à faire. Il incombe aux responsables informatiques et aux DSI de choisir des centres de gestion des données, de gérer la capacité d’évolution des infrastructures, de configurer et mettre à niveau les serveurs, d’assurer leur maintenance, de garantir la sécurité des données, avec tous les coûts que cela représente », expliquent-ils.
Tout ceci pour dire que le fardeau administratif lié à la gestion de prestataires est énorme. Pour faire fonctionner la machine, le besoin en ressources est évident. Et il implique non seulement les coûts mais aussi une capacité à prendre les bonnes décisions au moment opportun.
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